Wie genau funktioniert die Rückerstattung der Quellensteuer über Divizend?

Zusammenfassung

Divizend hat den Prozess zur Rückerstattung weitestgehend automatisiert und digitalisiert, sodass von Ihnen selbst nur der geringste manuelle Aufwand gefordert ist. 

Grundsätzlich bauen wir dafür zu Beginn auf den Import Ihres Depots per Schnittstelle, sodass wir schnell und komfortabel Ihre Bestände sowie die Dividendenbelege einlesen und Ihr Rückerstattungspotenzial auswerten können. Während des automatischen Depot-Imports bleiben Ihre Online-Banking Zugangsdaten dauerhaft nach höchstem Standard verschlüsselt, sodass Divizend zu keinem Zeitpunkt Zugriff darauf erhält oder diese einsehen kann. Falls Sie sich dennoch gegen den automatischen Depot-Import entscheiden, besteht auch die Möglichkeit, Ihr Depot manuell zu hinterlegen. Mehr über den Depot-Import bei Divizend erfahren Sie hier.

Nachdem Ihr Depot hinterlegt wurde, weist Divizend Ihnen alle erhaltenen, relevanten Dividendenzahlungen sowie deren entsprechendes Rückerstattungspotenzial auf und gliedert diese in die entsprechenden Länder. Nachdem Sie sich einen Überblick verschafft haben, können Sie per Mausklick einen neuen Rückerstattungsantrag beginnen. 

Innerhalb des Prozesses zur Erstellung des Rückerstattungsantrags führt unsere Plattform Sie Schritt-für-Schritt durch alle notwendigen Phasen der Antragstellung. Dies beinhaltet sowohl das Hochladen weiterer benötigter Belege, das Bereitstellen der vollständig ausgefüllten Antragsformulare als auch genaue Instruktionen zum Versand der Dokumente, falls eine digitale Übermittlung an die ausländischen Behörden nicht möglich ist. Wichtig ist jedoch, dass alle Dokumente schlussendlich von Ihnen unterschrieben werden müssen. 

Einen Überblick über die benötigten Belege und die geltenden Fristen der jeweiligen Länder finden Sie hier.

Erste Schritte in der Plattform

Nachdem Sie sich bei Divizend registriert haben, sieht Ihr Home-Bildschirm wie folgt aus:

Als nächstes ist notwendig, dass Sie Ihr Depot importieren. Dies können Sie über das entsprechende Fenster "Depots" auf der rechten Seite tun, indem Sie auf den Button "Neues Depot importieren" klicken. 

Daraufhin öffnet sich unser Import-Dialog. Während dieses Dialogs werden Sie gebeten, anzugeben, in welchem Land Sie Ihr Depot eröffnet haben, sowie bei welcher Bank bzw. welchem Broker Sie Ihr Depot eröffnet haben. Neben der Auswahl aus unserer Liste können Sie das Land sowie Ihre Bank / Ihren Broker auch über das Suchfeld oben eingeben. 

Nachdem Sie Ihre Bank / Ihren Broker ausgewählt haben, werden Sie gebeten, Ihre Zugangsdaten einzugeben, sodass wir Ihre historischen Transaktionsdaten (wie z.B. Käufe und Verkäufe) sowie Ihre Dividendenbelege importieren können. Ihre Zugangsdaten bleiben zu jedem Zeitpunkt vollständig verschlüsselt und sind von Divizend niemals einsehbar. Falls Sie keinen automatischen Import wünschen, klicken Sie bitte unten rechts auf den Verweis zum manuellen Hinterlegen.

Nach erfolgreicher Eingabe Ihrer Zugangsdaten beginnt Ihr Depotimport automatisch. Sollte Ihr Import etwas länger in Anspruch nehmen (bspw. bei umfassenderen Depots), können Sie das Fenster schließen und Ihren Import zu einem späteren Zeitpunkt über "Einstellungen" -> "Depots" fertigstellen.

Nachdem Ihr Depotimport erfolgreich abgeschlossen wurde, aktualisiert sich Ihr Home-Bildschirm. Sie sehen nun, dass Schritt 1 der Einrichtung abgeschlossen wurde und Sie als nächstes Ihren ersten Antrag erstellen können. Des Weiteren sehen Sie Ihre Quellensteuer gruppiert nach Status (bspw. Offene Anträge, noch mögliche Rückerstattungen, abgeschlossene Anträge sowie erfolgreich erhaltene Rückerstattungen) als auch eine Übersicht der rückforderbaren Quellensteuer je nach Land. 

Um Änderungen oder Nachbesserungen an Ihrem Depot vorzunehmen, wählen Sie das zu bearbeitende Depot rechts auf dem Fenster "Depots" aus. 

Sie gelangen im Anschluss zum Portfolio-Editor, welcher wie folgt aussieht und Ihnen die Möglichkeit bietet, bestehende Wertpapiere zu löschen, neue hinzuzufügen, einzelne Dividendenzahlungen zu bearbeiten oder Ihr Depot zu synchronisieren, falls seit dem ursprünglichen Depot-Import bereits einige Zeit vergangen ist und Sie die Bewegungen in Ihrem Depot erneut erfassen möchten.

Erstellen Ihres ersten Antrags

Klicken Sie im Home-Bildschirm nun auf "Antrag erstellen" oder den grün hinterlegten Verweis zum Öffnen das Maximizers, um zum Maximizer-Dashboard zu gelangen und Ihren ersten Antrag zu beginnen. Dort erhalten Sie eine detaillierte Übersicht aller Dividenden, gruppiert nach Ländern, für welche Sie eine Rückerstattung beantragen können. 

Zu Beginn jedes Antrags erhalten Sie eine Übersicht der für diesen Antrag notwendigen Dokumente sowie der einzelnen Schritte bis hin zur Einreichung des Antrags bei den ausländischen Behörden. Durch einen erneuten Klick auf "Antrag beginnen" können Sie mit dem Prozess starten. 

Falls für Ihren Antrag bereits alle Daten und Dokumente vorliegen, sehen Sie im Maximizer den Button "One-Click-Reclaim". 

Auch die Übersicht der notwendigen Dokumente und Schritte passt sich entsprechend an. In der Folge haben Sie die Möglichkeit, Ihren Antrag sofort zu generieren und den Schritten bis hin zur Einreichung zu folgen. 

Sie können zu Ihrem Antrag anschließend jederzeit zurückkehren. Nachdem Sie einen Antrag erstellt haben, finden Sie diesen im Maximizer-Dashboard unter "Meine Anträge". 

In Ihrem Home-Bildschirm erhalten Sie nach der Eröffnung Ihrer ersten Anträge außerdem jederzeit eine Übersicht Ihrer offenen Anträge sowie der jeweils nächsten Schritte. Falls Sie einmal unsicher sind, was Sie für einen bestimmten Antrag als nächstes zu tun haben, können Sie sich jederzeit hier informieren. 

Bitte beachten Sie, dass es grundsätzlich für jeden Antrag notwendig ist, eine Bestätigung der steuerlichen Ansässigkeit durch Ihr Finanzamt einzuholen. Die ist eine zwingende Voraussetzung, um darzulegen, dass Sie berechtigt sind, eine Rückerstattung der zu viel gezahlten Quellensteuer zu erhalten. Da diese Bestätigung in der Regel auf dem ausländischen Antragsformular erbracht werden muss, ist dieser Vorgang für jeden Antrag zu wiederholen. 

Halten Sie Ihre Daten aktuell

Aufgrund unserer eigenen Dividendendatenbank erkennen wir automatisch, falls Sie möglicherweise neue Dividenden erhalten haben. In diesem Fall weisen wir Sie in Ihrem Home-Bildschirm im Fenster "Depots" darauf hin, dass für Ihr Depot neue Dividenden verfügbar sind, für die bislang noch keine Daten erfasst wurden. 

Durch einen Klick auf das entsprechende Depot können Sie dieses öffnen, um Ihr Depot vollständig zu synchronisieren oder einzelne Daten zu ergänzen.

Die Synchronisation ist über den entsprechenden Button "Synchronisieren" oben rechts möglich. Falls Sie einzelne Daten ergänzen oder bearbeiten möchten, wählen Sie bitte links aus der Übersicht das entsprechende Wertpapier aus. 

Im Anschluss können Sie jede Dividende oder Transaktion bearbeiten.

Sollten Sie eine Dividende erhalten haben, die noch nicht bei Divizend angezeigt wird, oder einen Fehler in unseren Dividendendaten gefunden haben, kontaktieren Sie uns bitte über support@divizend.com.

Verwalten von Entitäten (z.B. Angehörige oder GmbHs)

Falls Sie eine Rückerstattung für angehörige Personen oder juristische Personen (wie z.B. eine GmbH) durchführen möchten, müssen Sie für diese Personen eine neue Entität anlegen. Dies ermöglicht Ihnen, jede Person individuell aber dennoch über einen einzigen Account zu verwalten.

Um eine neue Entität anzulegen, können Sie direkt von Ihrem Home-Bildschirm aus im Fenster "Entitäten" entweder eine neue natürliche Person oder eine neue juristische Person hinzufügen. 

Durch einen Klick auf einen der beiden Buttons gelangen Sie daraufhin zu den Einstellungen, wo Sie die jeweilige Entität anlegen und anschließend verwalten können. 

Neben den Einstellungen können Sie jederzeit auch über Ihren Home-Bildschirm zwischen Ihren Entitäten wechseln.